IVR

تا حالا شده تو یه شرکت بزرگ کار کنید و برای پیدا کردن همکارتون مجبور بشید کلی تلفن بزنید و صبر کنید تا بالاخره به آدم درست وصل بشید؟ ???? یا شاید تو یه اداره شلوغ بودید که تماس‌های داخلی به هم ریخته و بی‌نظم بوده و کلی زمان هدر می‌رفته. خب، اینجا دقیقاً همون جاییه که سانترال پاناسونیک وارد می‌شه و همه چیزو سر و سامان می‌ده!

سانترال پاناسونیک دقیقاً چیه و چرا مهمه؟

سانترال پاناسونیک یه سیستم هوشمند برای مدیریت تماس‌های تلفنی توی شرکت‌هاست. یعنی به جای اینکه برای هر بخش یه خط تلفن جدا بگیرید، با یه دستگاه سانترال می‌تونید کلی خط تلفن رو مدیریت کنید و تماس‌ها رو بین بخش‌های مختلف شرکت تقسیم کنید.

مزیت‌های اصلی سانترال پاناسونیک:

1. سرعت بالا در برقراری تماس‌ها
2. دقت در هدایت تماس‌ها به افراد درست
3. صرفه‌جویی در هزینه‌ها
4. مدیریت راحت‌تر تماس‌های ورودی و خروجی

چطور سانترال پاناسونیک سرعت و دقت ارتباطات داخلی رو افزایش می‌ده؟

خب، بیایید قدم‌به‌قدم ببینیم چطور این سیستم می‌تونه ارتباطات داخلی شرکت رو متحول کنه.

1. شماره‌گیری سریع داخلی‌ها (Speed Dialing)

وقتی یه سیستم سانترال دارید، لازم نیست شماره‌های طولانی بگیرید. فقط با زدن یه کد یا عدد کوتاه، می‌تونید مستقیماً به همکارتون وصل بشید.

مثال:

• به جای گرفتن شماره کامل، فقط کافیه عدد 101 رو بگیرید تا به بخش فروش وصل بشید.

نتیجه:

• سرعت بالا: تماس‌ها تو چند ثانیه برقرار می‌شن.
• دقت: احتمال اشتباه گرفتن شماره خیلی کمتر می‌شه.

2. سیستم پاسخگویی خودکار (IVR)

تا حالا درباره IVR شنیدید؟ همون سیستمی که وقتی زنگ می‌زنید می‌گه: "برای ارتباط با بخش فروش عدد 1 را فشار دهید..." این سیستم باعث می‌شه تماس‌ها بدون معطلی به بخش مورد نظر هدایت بشن.

مزایا:

• تماس‌گیرنده‌ها سردرگم نمی‌شن.
• نیازی به اپراتور برای جواب دادن تماس‌های داخلی نیست.

3. انتقال تماس (Call Transfer) و دایورت خودکار

یکی دیگه از قابلیت‌های جالب سانترال اینه که می‌تونید تماس‌ها رو راحت بین همکارا منتقل کنید.

مثال:

• اگه به اشتباه تماس به بخش شما وصل شد، به جای قطع کردن، خیلی راحت می‌تونید تماس رو به همکار دیگه منتقل کنید.

دایورت خودکار:

• حتی می‌تونید تنظیم کنید وقتی تو دفتر نیستید، تماس‌ها به موبایل یا خط دیگه‌ای منتقل بشه.

4. کنفرانس تلفنی (Conference Call)

فرض کنید چند نفر از تیم باید همزمان با هم صحبت کنن. به جای فرستادن پیام یا منتظر موندن برای جلسه حضوری، با کنفرانس تلفنی می‌تونید همزمان چند نفر رو به تماس اضافه کنید.

نتیجه:

• دقت بالا: همه اطلاعات در لحظه منتقل می‌شن.
• سرعت: نیازی به برنامه‌ریزی جلسه حضوری نیست.

5. گزارش‌گیری از تماس‌ها (Call Logs & Reports)

سانترال پاناسونیک این امکان رو می‌ده که تمام تماس‌ها رو ثبت و بررسی کنید.

چرا این مهمه؟

• می‌تونید بفهمید کدوم بخش‌ها بیشترین تماس رو دارن.
• اگه تماس مهمی رو از دست بدید، می‌تونید سریع پیگیری کنید.

چرا شرکت‌ها عاشق سانترال پاناسونیک هستن؟

• قابل اعتماد و با کیفیت: سانترال‌های پاناسونیک به خاطر دوام و کیفیتشون معروفن.
• قابلیت گسترش: هر وقت شرکتتون بزرگ‌تر شد، می‌تونید به راحتی خطوط جدید اضافه کنید.
• کاربری ساده: حتی اگه خیلی اهل تکنولوژی نباشید، کار کردن با این سیستم خیلی آسونه.

جمع‌بندی

اگه دنبال یه راه حل هستید که تماس‌های داخلی شرکتتون سریع‌تر، دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت بشه، سانترال پاناسونیک بهترین انتخابه. این سیستم نه‌تنها وقت شما رو ذخیره می‌کنه، بلکه ارتباطات رو هم منظم‌تر و مؤثرتر می‌کنه. پس وقتشه که یه تغییر کوچیک بدید و تفاوت بزرگش رو ببینید! ????

تا حالا شده تو یه شرکت زنگ بزنید و سریع به بخش مورد نظرتون وصل بشید؟ مثلاً زنگ می‌زنید و با زدن یه عدد کوچیک، مستقیم با بخش فروش یا پشتیبانی صحبت می‌کنید. این همون سیستم داخلی‌های اختصاصی هست که باعث می‌شه تماس‌ها سریع‌تر، راحت‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت بشن. حالا اگه شما هم می‌خواید تو شرکتتون چنین سیستمی داشته باشید، با من همراه باشید تا به زبون خیلی ساده بگم چطور می‌تونید این کار رو انجام بدید. ????

۱. اول از همه نیازهای شرکت رو مشخص کنید

قبل از هر کاری باید ببینید شرکت شما به چند تا داخلی نیاز داره. برای این کار:

• لیست بخش‌ها رو بنویسید: مثلاً فروش، پشتیبانی، مالی، منابع انسانی و ...
• تعداد کارمندا در هر بخش: هر بخش چند نفر کارمند داره و آیا هر کسی نیاز به داخلی جدا داره یا نه.

مثال:

• فروش: 3 داخلی
• پشتیبانی: 2 داخلی
• مالی: 1 داخلی

۲. سانترال مناسب انتخاب کنید

برای راه‌اندازی داخلی‌ها، شما به یه دستگاه سانترال نیاز دارید. بسته به تعداد داخلی‌ها، باید سانترال مناسب رو انتخاب کنید:

• سانترال کوچک (برای شرکت‌های کوچک): مثل Panasonic KX-NS500
• سانترال بزرگ (برای شرکت‌های بزرگ): مثل Panasonic KX-NS1000

نکته: اگه شرکتتون در حال رشد هست، بهتره سانترالی انتخاب کنید که در آینده قابلیت ارتقا داشته باشه.

۳. تلفن‌های سانترال رو نصب کنید

حالا که سانترال رو انتخاب کردید، باید تلفن‌های سانترال رو برای هر بخش نصب کنید.

• تلفن‌های دیجیتال یا IP: بسته به نوع سانترال، می‌تونید از تلفن‌های دیجیتال یا تحت شبکه استفاده کنید.
• نصب کابل‌ها: اگه از تلفن‌های دیجیتال استفاده می‌کنید، به کابل‌های مخصوص نیاز دارید. برای تلفن‌های تحت شبکه هم از کابل شبکه (LAN) استفاده می‌شه.

۴. تنظیم داخلی‌ها در دستگاه سانترال

وقتی همه چیز نصب شد، باید داخلی‌ها رو روی دستگاه سانترال تنظیم کنید. اینجا به قسمت هیجان‌انگیزش می‌رسیم! ????

1. وارد تنظیمات سانترال بشید: معمولاً با استفاده از یه کامپیوتر و نرم‌افزار مخصوص سانترال.
2. شماره داخلی‌ها رو اختصاص بدید: برای هر بخش یا کارمند یه شماره داخلی مشخص کنید.
   • فروش: 101، 102، 103
   • پشتیبانی: 201، 202
   • مالی: 301
3. تعیین دسترسی‌ها: مثلاً بخش مالی دسترسی به تماس‌های بین‌المللی نداشته باشه یا فقط مدیر به همه داخلی‌ها دسترسی داشته باشه.

۵. تنظیمات تماس ورودی

یکی از مهم‌ترین بخش‌ها اینه که تماس‌های ورودی به درستی هدایت بشن:

• منوی صوتی (IVR): می‌تونید یه پیغام ضبط کنید مثل:
  "برای ارتباط با فروش عدد 1، برای پشتیبانی عدد 2 و برای مالی عدد 3 را فشار دهید."
• هدایت خودکار تماس‌ها: اگه مشتری عدد 1 رو بزنه، تماسش مستقیم به داخلی‌های بخش فروش هدایت می‌شه.

۶. تست و بررسی سیستم

حالا وقتشه که سیستم رو امتحان کنید!

• تماس آزمایشی بگیرید: از یه خط دیگه به شرکت زنگ بزنید و ببینید داخلی‌ها درست کار می‌کنن یا نه.
• بررسی کیفیت صدا: مطمئن بشید که صدا واضح و بدون نویز هست.

۷. آموزش به کارمندان

بعد از راه‌اندازی، خیلی مهمه که کارمندها بدونن چطور از داخلی‌ها استفاده کنن:

• نحوه انتقال تماس: مثلاً چطور یه تماس رو به همکارشون تو بخش دیگه انتقال بدن.
• گذاشتن پیغام روی صندوق صوتی: اگه کارمندی در دسترس نبود، تماس‌گیرنده بتونه پیام بذاره.

۸. سفارشی‌سازی بیشتر (در صورت نیاز)

اگه بخواید حرفه‌ای‌تر کار کنید، می‌تونید تنظیمات بیشتری انجام بدید:

• زمان‌بندی تماس‌ها: مثلاً تماس‌های خارج از ساعت کاری به صندوق صوتی هدایت بشه.
• گروه‌بندی تماس‌ها: اگه یه تماس برای فروش بیاد، همه داخلی‌های فروش زنگ بخورن و اولین نفری که جواب بده تماس رو بگیره.

۹. نگهداری و به‌روزرسانی سیستم

بعد از راه‌اندازی، سیستم نیاز به نگهداری داره:

• بررسی منظم داخلی‌ها: ببینید همه داخلی‌ها درست کار می‌کنن.
• به‌روزرسانی نرم‌افزار سانترال: اگه آپدیتی اومد، نصب کنید تا سیستم بهینه بمونه.

۱۰. پشتیبانی و رفع اشکال

اگه مشکلی پیش اومد:

• ریست کردن داخلی‌ها: گاهی اوقات با یه ریست ساده مشکل حل می‌شه.
• تماس با پشتیبانی: اگه مشکل جدی بود، با پشتیبانی سانترال تماس بگیرید.

جمع‌بندی

راه‌اندازی داخلی‌های اختصاصی تو شرکت مثل این می‌مونه که یه نقشه راه دقیق برای تماس‌های مشتری‌ها طراحی کنید. این کار نه تنها تماس‌ها رو سریع‌تر و راحت‌تر مدیریت می‌کنه، بلکه به شرکتتون یه چهره حرفه‌ای هم می‌ده. پس اگه می‌خواید تیم شما همیشه در دسترس و منظم باشه، حتماً به راه‌اندازی یه سیستم داخلی خوب فکر کنید. ????

ایزابل (Issabel) یک نرم‌افزار تلفنی متن‌باز و رایگان است که به عنوان یک IP PBX (مخفف Internet Protocol Private Branch Exchange به معنی مرکز تلفن خصوصی مبتنی بر پروتکل اینترنت) عمل می‌کند. این نرم‌افزار به کسب‌وکارها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا سیستم تلفنی خود را بر بستر شبکه و با استفاده از پروتکل VoIP (مخفف Voice over Internet Protocol به معنی انتقال صدا روی پروتکل اینترنت) راه‌اندازی کنند. ایزابل در واقع فورکی از پروژه الستیکس (Elastix) است و بسیاری از ویژگی‌های آن را به ارث برده است.

مفهوم IP PBX و نقش ایزابل:

در سیستم‌های تلفنی سنتی، از سیم‌کشی اختصاصی برای ارتباط تلفن‌ها استفاده می‌شد. اما در سیستم‌های IP PBX، از شبکه کامپیوتری موجود برای انتقال صدا استفاده می‌شود. ایزابل به عنوان یک نرم‌افزار IP PBX، وظایفی مانند مدیریت تماس‌ها، مسیریابی تماس‌ها، صندوق صوتی، کنفرانس تلفنی و بسیاری امکانات دیگر را بر عهده دارد.

ویژگی‌های کلیدی ایزابل:

• متن‌باز و رایگان: ایزابل تحت مجوز GPLv3 منتشر شده و استفاده از آن برای عموم رایگان است. این امر باعث کاهش هزینه‌های راه‌اندازی و نگهداری سیستم تلفنی می‌شود.
• مبتنی بر استریسک (Asterisk): هسته اصلی ایزابل، نرم‌افزار استریسک است که یک موتور قدرتمند برای پردازش تماس‌های VoIP است.
• رابط کاربری وب: ایزابل دارای یک رابط کاربری گرافیکی (GUI) مبتنی بر وب است که پیکربندی و مدیریت سیستم تلفنی را آسان می‌کند.
• امکانات گسترده: ایزابل امکانات متنوعی از جمله IVR (پاسخگوی خودکار)، ضبط مکالمات، گزارش‌گیری، فکس سرور، ایمیل صوتی و غیره را ارائه می‌دهد.
• قابلیت توسعه: ایزابل قابلیت توسعه با استفاده از ماژول‌ها و پلاگین‌های مختلف را دارد.
• پشتیبانی از پروتکل‌های مختلف: ایزابل از پروتکل‌های مختلف VoIP مانند SIP، IAX و H.323 پشتیبانی می‌کند.

مزایای استفاده از ایزابل:

• کاهش هزینه‌ها: استفاده از ایزابل به دلیل رایگان بودن نرم‌افزار و استفاده از بستر شبکه، هزینه‌های تلفن را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.
• انعطاف‌پذیری: ایزابل به دلیل قابلیت‌های پیکربندی بالا، انعطاف‌پذیری زیادی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
• امکانات پیشرفته: ایزابل امکانات پیشرفته‌ای مانند IVR، صف تماس، کنفرانس تلفنی و غیره را ارائه می‌دهد که در سیستم‌های تلفنی سنتی به سختی قابل پیاده‌سازی هستند.
• مدیریت آسان: رابط کاربری وب ایزابل، مدیریت سیستم تلفنی را برای کاربران آسان می‌کند.

موارد استفاده ایزابل:

• کسب‌وکارهای کوچک و متوسط: ایزابل یک راهکار مقرون به صرفه و قدرتمند برای راه‌اندازی سیستم تلفنی در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است.
• سازمان‌های بزرگ: ایزابل می‌تواند در سازمان‌های بزرگ نیز برای مدیریت سیستم تلفنی و ارتباطات داخلی و خارجی استفاده شود.
• مراکز تماس: ایزابل با امکاناتی مانند صف تماس و گزارش‌گیری، می‌تواند به عنوان یک پلتفرم برای راه‌اندازی مراکز تماس مورد استفاده قرار گیرد.