تا حالا شده تو یه شرکت زنگ بزنید و سریع به بخش مورد نظرتون وصل بشید؟ مثلاً زنگ می‌زنید و با زدن یه عدد کوچیک، مستقیم با بخش فروش یا پشتیبانی صحبت می‌کنید. این همون سیستم داخلی‌های اختصاصی هست که باعث می‌شه تماس‌ها سریع‌تر، راحت‌تر و حرفه‌ای‌تر مدیریت بشن. حالا اگه شما هم می‌خواید تو شرکتتون چنین سیستمی داشته باشید، با من همراه باشید تا به زبون خیلی ساده بگم چطور می‌تونید این کار رو انجام بدید. ????
۱. اول از همه نیازهای شرکت رو مشخص کنید
قبل از هر کاری باید ببینید شرکت شما به چند تا داخلی نیاز داره. برای این کار:
- لیست بخش‌ها رو بنویسید: مثلاً فروش، پشتیبانی، مالی، منابع انسانی و ...
- تعداد کارمندا در هر بخش: هر بخش چند نفر کارمند داره و آیا هر کسی نیاز به داخلی جدا داره یا نه.
مثال:
- فروش: 3 داخلی
- پشتیبانی: 2 داخلی
- مالی: 1 داخلی
۲. سانترال مناسب انتخاب کنید
برای راه‌اندازی داخلی‌ها، شما به یه دستگاه سانترال نیاز دارید. بسته به تعداد داخلی‌ها، باید سانترال مناسب رو انتخاب کنید:
- سانترال کوچک (برای شرکت‌های کوچک): مثل Panasonic KX-NS500
- سانترال بزرگ (برای شرکت‌های بزرگ): مثل Panasonic KX-NS1000
نکته: اگه شرکتتون در حال رشد هست، بهتره سانترالی انتخاب کنید که در آینده قابلیت ارتقا داشته باشه.
۳. تلفن‌های سانترال رو نصب کنید
حالا که سانترال رو انتخاب کردید، باید تلفن‌های سانترال رو برای هر بخش نصب کنید.
- تلفن‌های دیجیتال یا IP: بسته به نوع سانترال، می‌تونید از تلفن‌های دیجیتال یا تحت شبکه استفاده کنید.
- نصب کابل‌ها: اگه از تلفن‌های دیجیتال استفاده می‌کنید، به کابل‌های مخصوص نیاز دارید. برای تلفن‌های تحت شبکه هم از کابل شبکه (LAN) استفاده می‌شه.
۴. تنظیم داخلی‌ها در دستگاه سانترال
وقتی همه چیز نصب شد، باید داخلی‌ها رو روی دستگاه سانترال تنظیم کنید. اینجا به قسمت هیجان‌انگیزش می‌رسیم! ????
- وارد تنظیمات سانترال بشید: معمولاً با استفاده از یه کامپیوتر و نرم‌افزار مخصوص سانترال.
- شماره داخلی‌ها رو اختصاص بدید: برای هر بخش یا کارمند یه شماره داخلی مشخص کنید.
- فروش: 101، 102، 103
- پشتیبانی: 201، 202
- مالی: 301
- تعیین دسترسی‌ها: مثلاً بخش مالی دسترسی به تماس‌های بین‌المللی نداشته باشه یا فقط مدیر به همه داخلی‌ها دسترسی داشته باشه.
۵. تنظیمات تماس ورودی
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها اینه که تماس‌های ورودی به درستی هدایت بشن:
- منوی صوتی (IVR): می‌تونید یه پیغام ضبط کنید مثل:
"برای ارتباط با فروش عدد 1، برای پشتیبانی عدد 2 و برای مالی عدد 3 را فشار دهید." - هدایت خودکار تماس‌ها: اگه مشتری عدد 1 رو بزنه، تماسش مستقیم به داخلی‌های بخش فروش هدایت می‌شه.
۶. تست و بررسی سیستم
حالا وقتشه که سیستم رو امتحان کنید!
- تماس آزمایشی بگیرید: از یه خط دیگه به شرکت زنگ بزنید و ببینید داخلی‌ها درست کار می‌کنن یا نه.
- بررسی کیفیت صدا: مطمئن بشید که صدا واضح و بدون نویز هست.
۷. آموزش به کارمندان
بعد از راه‌اندازی، خیلی مهمه که کارمندها بدونن چطور از داخلی‌ها استفاده کنن:
- نحوه انتقال تماس: مثلاً چطور یه تماس رو به همکارشون تو بخش دیگه انتقال بدن.
- گذاشتن پیغام روی صندوق صوتی: اگه کارمندی در دسترس نبود، تماس‌گیرنده بتونه پیام بذاره.
۸. سفارشی‌سازی بیشتر (در صورت نیاز)
اگه بخواید حرفه‌ای‌تر کار کنید، می‌تونید تنظیمات بیشتری انجام بدید:
- زمان‌بندی تماس‌ها: مثلاً تماس‌های خارج از ساعت کاری به صندوق صوتی هدایت بشه.
- گروه‌بندی تماس‌ها: اگه یه تماس برای فروش بیاد، همه داخلی‌های فروش زنگ بخورن و اولین نفری که جواب بده تماس رو بگیره.
۹. نگهداری و به‌روزرسانی سیستم
بعد از راه‌اندازی، سیستم نیاز به نگهداری داره:
- بررسی منظم داخلی‌ها: ببینید همه داخلی‌ها درست کار می‌کنن.
- به‌روزرسانی نرم‌افزار سانترال: اگه آپدیتی اومد، نصب کنید تا سیستم بهینه بمونه.
۱۰. پشتیبانی و رفع اشکال
اگه مشکلی پیش اومد:
- ریست کردن داخلی‌ها: گاهی اوقات با یه ریست ساده مشکل حل می‌شه.
- تماس با پشتیبانی: اگه مشکل جدی بود، با پشتیبانی سانترال تماس بگیرید.
جمع‌بندی
راه‌اندازی داخلی‌های اختصاصی تو شرکت مثل این می‌مونه که یه نقشه راه دقیق برای تماس‌های مشتری‌ها طراحی کنید. این کار نه تنها تماس‌ها رو سریع‌تر و راحت‌تر مدیریت می‌کنه، بلکه به شرکتتون یه چهره حرفه‌ای هم می‌ده. پس اگه می‌خواید تیم شما همیشه در دسترس و منظم باشه، حتماً به راه‌اندازی یه سیستم داخلی خوب فکر کنید. ????
- ۲ بازديد
- ۰ نظر